黄林非

　　湖南大众传媒职业技术学院 410100

　　关键词：公务文体;阅读;写作

　　公务文体又称公文，它是党政机关和企事业单位、社会团体等在日常工作中用以沟通、联系、办理各项公务以及处理各层级之间及内部与外部之间关系的一系列文章体式的统称。常见的公文有请示、报告、通知、通报、通告、纪要、意见、函、决定、批复等等。《党政机关公文处理工作条例》(中共中央办公厅2012年4月16日发布)是每一个学习公文阅读与写作的同学必须了解的一部法规。该条例第一章第三条明确规定了公文的主体、公文的内涵和公文的使用范围。需要注意的是，在实际生活中，不论是事业单位、企业还是其他团体或组织，他们在管理和工作中也有相应的工具需求，当然就会沿用这种规范的文书，因此，实际上，公文的主体除了党政机关之外，还包括企事业单位以及其他团体或组织。了解这一点，有助于帮助学生认识学习的必要性和重要性。也就是说，高校学生毕业之后，可能在工作中要接触这些文书，甚至不得不动手撰写这些文书。显然，掌握几种常用的公文文书的阅读方法和写作技巧，是很有必要的。

　　一、公文的特点及阅读方法

　　与其他文体相比，公文的特点是非常明显的。一是公文的内容具有政治性，它记录和反映着国家机关的公务往来活动和国家机关的行政意图，体现着国家和政党的政治态度，不能与国家的法律法规和党的路线方针政策相违背。二是公文的作者具有特殊性，公文的作者并不是起草文稿的单位的领导或工作人员，而是依法成立的机关、企事业单位等。三是公文具有行政的强制性，公文是由法定作者制发的，自然具有法定的权威。四是公文的文风庄重有力、理正辞严，具有简练准确、严肃得体的特点。五是公文的格式、文种名称、行文关系以及处理程序等都有鲜明的规范性。六是公文的读者范围具有特定性，它不像公开发表的文学作品或学术论文那样允许所有的读者去阅读，一份文书谁能看，它有什么样的秘密等级，都是有明确规定的。

　　公文的格式和行文规则是学习者必须认真了解的。可以说，熟悉公文的格式和行文规则是掌握公文阅读方法和写作技巧的关键。《党政机关公文处理工作条例》的第三章和第四章对此有详细规定，学习者必须反复研读，仔细揣摩。

　　阅读公务文体时要注意以下几点：一是要从文书的标题中把握发文机关、主体事项和文种，从而准确理解文书所涉及的事项以及发文单位与收文单位的关系，快速地掌握工作的内容以及工作的意义。按照规定，公文的标题必须由发文机关名称、事由以及文种三部分组成，因此，阅读一篇公文，往往能从标题中直接看出文章的核心内容，看出文章的行文意图，看出发文机关跟受文机关的级别关系，看出文章对读者本人工作的意义。二是要从小标题或者段旨句中寻找文书的要点，准确而迅速地理解文书的具体旨意。内容较多、篇幅较长、事项较为复杂的公文，往往要用小标题或者段旨句来突出文章各个部分或者层次的要点与重点，读者在详细阅读公文之前，先快速浏览文章小标题和段首句，有助于寻找关键信息和重点内容，有助于确定需要进一步阅读的具体内容。三是要根据文书惯用的结构，结合自己的实际需要找到阅读的重点部分，有针对性地获取信息。公文往往有固定的格式，每一种文书都有自己惯用的结构，读者熟悉这些固定的格式和惯用的结构，阅读时就可以从自身需要出发，快速锁定重点内容，从而提高阅读效率。四是重视关键词语，避免误读、遗漏或曲解等问题的发生。读者在阅读公文时，必须准确理解关键词语，使自己对公文内容的理解与发文机关的意图保持一致。五是要感受领会文书的语气，从而准确把握文书的含义与用途。

　　二、公文的写作技巧

　　公务文体的写作看起来很简单，但由于具体情境不同，有时候要写好一篇公文也不是容易的事情。一般而言，熟悉文书的适用范围和结构是极为重要的。学生可以通过分析例文加以掌握，归纳出文书的结构“模板”，这样，写起来就心中有数了。比如，一份完整的决定包括五个部分：一是标题，二是主送机关，三是正文，四是发文机关署名，五是日期。一份完整的意见、一份完整的请示、一份完整的报告，也是由这么五个部分组成的。每一种文书还有各自不同的写作要求，这也是需要学习者特别注意的问题。

　　撰写请示就得考虑以下几点：一是要事前行文，也就是说要先请示，获得批复之后，再展开工作。二是要一文一事。一份请示只能涉及一个事项，如果一份请示涉及多个事项，就可能造成上级机关难以及时批复，从而不利于公文的办理，不利于提高工作效率，不利于及时展开相关工作。三是要单头请示，不能够多头主送。如果一份请示写了多个主送机关，就可能造成受文单位相互推诿，从而延误工作。四是不能抄送下级，以免导致工作混乱。五是要逐级请示，不能直接主送领导个人，不越级请示。六是语言要得体，要有礼貌，不能用命令式的口气。撰写报告要注意的事项主要是：一要坚持事实就是的原则，不能虚夸;二要详略得当，突出重点，不可平均用力;三要注意时效性，及时完成文书的撰写与上报工作;四要表述准确，让人一目了然;五要区分报告与请示，不能将请示和报告混为一谈，不能在报告中夹带请示事项。撰写决定要注意以下事项：一是文字表述要简洁有力，突出决断性;二是决定的内容要清楚明确，讲究层次性;三是行文的缘由必须充分合理，彰显权威性。撰写通知要注意的事项有：一是要将发布、传达的事项写清楚;二是要根据通知的内容选择恰当的表述方式，根据发文机关的位置选择恰当的语气;三是要有明确的时间限制，要注意实效性的问题。通报、通告和通知有很多相似之处，但各有各的撰写要求，必须逐一学习，并进行实战训练。撰写通报要做到以下几点：一是要通过有代表性的典型事例反映事物的本质特征，做到内容真实可靠;二是要对事实进行深入分析，做出中肯评价，既要避免肤浅的就事论事，也要防止随意发挥;三是文末所提出的要求或者希望要合乎实际情况，避免喊空口号;四是遣词造句要严谨，表达方式要叙议结合;五是制发要及时，迟到的通报往往起不到应有的作用。撰写通告则要注意三个方面：一是要掌握通告与公告的区别，通告的告知范围相对较小;二是告知事项必须具有可行性，同时要体现通告的权威性;三是通告的语言既要庄重严肃，又要通俗易懂。撰写公函要注意的事项包括：一是不能直奔主题，过于简单。公函所提出来的事项应该是对方在职权范围和能力范围能能够办理的，而且应该是清晰的、具体的，想让对方做什么，为什么要提出相关事项等等，都应该讲清楚。二是一文一事，不能在一篇公函里提出多个事项。如果在一篇公函里提出多个事项，那就会使得受文单位比较为难，不方便办理或答复。三是语气要诚恳，态度要谦和。切不可盛气凌人，而应当以礼待人。

　　其他文种同样有特定的要求，学习者应该对这些要求反复揣摩，加以掌握。需要指出的是，单单是记住每一种文书的撰写要求并没有多大的实际用处。学习者不能死记硬背这些条条框框，而应当结合例文，在阅读并分析例文的基础上，加深对这些要求的理解，做到真正懂得这些要求，能按照这些要求写好每一种公务文书。

　　三、关于教学方法

　　从教学方法的角度看，教师除了进行必要的课堂讲授之外，还应该让学生多练习，多实践。通过反复练习，才可能真正有效地提高学生的公文写作水平，学生处理实际问题的能力才可能得到切实的加强。精讲多练，是教师打造有效课堂的不二法门。

　　为了提高学生的学习兴趣，教师应当深入了解学生，有针对性地采取有效措施。比如，针对学生中存在的学习积极性不高、对任课教师缺乏信任、对教师照本宣科的授课方式不满等情况，教师可以多使用下水文章，手把手地辅导学生，让学生在仿真的情境中完成训练任务，达到事半功倍的效果。

　　这里所说的下水文章，是指课堂教学中用作范本或例文的由教师本人所撰写的文章。它既可以是教师课前已完成的文章，也可以是在课堂上跟学生同时撰写的同题文章。教师在课堂上使用下水文章的好处体现在三个方面。一是可以提高学生学习兴趣。学生对教师本人所写的文章往往特别感兴趣，一方面因为学生的好奇心比较强，教师以本人的文章为范本可以满足学生的好奇心;另一方面因为学生往往不太喜欢光说不练、头头是道却不能示范的老师，教师以本人的文章为范本可以让学生“服气”，增强学生对教师的信任感。二是有助于加强课堂训练的针对性和实战性。教师在实际工作中撰写的公文往往经过了实践检验，这些文书的背后都是鲜活的工作与生活经历。教师可以根据实际工作中所需要解决的问题，设置训练任务，以下水文章为范本与学生交流探讨，从而加强课堂训练的针对性和实战性。三是便于举一反三，突出训练的灵活性。教师使用下水文章，可以手把手地帮助学生学会在不同情境中用好“模板”，灵活有效地解决工作中的实际问题。

　　作者简介：

　　黄林非，湖南大众传媒职业技术学院副教授。

　　基金项目：

　　本文为湖南省职业院校教育教学改革研究项目“高职院校文学类通识教育课程教学改革研究与实践”(编号：ZJB2013008)的研究成果之一。