杨茗雅

　　深圳第二高级技工学校 广东 深圳 518000

　　【关键词】完善创新;技工院校;档案管理;实践举措;分析阐述

　　学校的档案管理工作涉及学校的方方面面，学校的发展状况，师资力量以及学生的发展培养等都可以从学校的档案管理中找到对应的档案记录，为学校开展其它工作提供了充足的条件。技工院校要实现长远发展，必须加强对发展的环节之一，档案管理的重视，以此实现提高技校管理水平的目的。

　　1.技工院校档案管理存在的问题

　　1.1领导的重视程度不足

　　档案管理工作相较于技工院校发展的其它工作而言，具有冗杂性、琐碎性等特点，且其日常工作中并不能为技校的活动、教学开展提供有效地建议，因而学校领导等方面并没有形成对档案管理的正确认识，对于档案管理工作涉及的管理人员、管理手段、管理设备等大多采用人员调配的手段，并没有进行设备技术的采购更新，而是单纯的将其判断为档案收集的过程。随着技校教学以及其他各项工作的开展，管理人员等的工作负担也逐渐加重，但由于缺乏专业的知识手段，档案管理的设备技术等也不能到位，技校的档案管理工作并不能及时有效地完成，档案管理工作发展日益落后。

　　1.2档案管理模式落后

　　在技校档案管理工作开展时，更多地采用传统的档案管理模式，即通过工作人员手写输入，输出以及进行其他操作。档案的收集整理以及检查输出归档等环节中更多依赖员工手动处理，工作效率自然不能实现有效的提高，耗费的时间等也明显增加。由于手动整理的种种弊端，员工在长时间的操作过程中很容易出现操作错误等现象，这种错误在检查过程中很难发现。在确定档案归档以后，在进行档案查找等工作时，受档案中存在的各种错误的影响，档案查找的难度也明显增加，档案的利用效率明显下降。随着一轮又一轮的档案查找，错误也会越来越多，档案管理工作人员的工作负担也进一步增加。面对不断增加的新档案录入和旧档案整理之间的各类问题，工作模式的落后极大加重了档案管理人员的工作负担。

　　1.3档案文件材料收集不完善

　　在技工院校的档案管理工作人员进行档案的录入等操作时，由于工作人员自身专业知识能力的缺乏和对工作的不重视，导致工作人员中熟悉《中华人民共和国档案法》一类文件的工作人员少之又少。由于工作人员的不了解，在法律之后相应地档案保护、档案收集以及档案移交等操作并不能及时进行，容易导致档案操作的延误。此外，受工作人员专业素质以及工作素养等方面的限制，在学期结束之后，档案管理人员并没有及时地归类整理相关档案，档案入库等操作的开展也只是浮于表面，更多强调走流程，具体的操作过程中存在许多不规范的地方。在档案管理人员兼职以及临时调动等问题上，随着档案管理人员的不定期频繁更换，具体操作过程中受到各类因素的限制，文件材料的交接工作开展得并不完善，甚至会出现不交接等现象。新任的工作人员并没有形成对文件的重要性认识，不同种类的文件归档工作开展时也具有随意性，不利于合理分类工作开展。

　　1.4档案管理设备设施落后

　　技工院校中多选择纸质档案录入，缺乏电子文件档案，档案在保存不当被损坏的情况下不能及时恢复，增加了学校的工作负担。档案分类等的不合理阻碍了学校其它相关工作的开展，不利于学校发展。

　　2.完善床垫档案管理工作的措施

　　2.1加强领导对档案管理工作的重视

　　学校领导对档案管理工作的重视是促进档案管理岗位固定，工作人员认真工作的重要指标。档案管理人员不能只是单纯地等待学校领导主动认识到档案管理的重要性，而是通过及时完善地解决档案管理工作中存在的问题，规范档案管理的各项工作，通过适当的手段对技校师生宣传档案管理的重要性和意义，促进学校整体对档案管理工作的新认识，促进学校领导在档案管理方面重视性的提高。通过在学校领导面前的利益争取等操作，促进学校领导给予档案管理工作者以语言文件上的支持，工资待遇方面的激励，促进档案管理工作以更为积极的姿态开展。

　　2.2提高档案管理工作人员的专业水平

　　由于档案管理工作的冗杂性、琐碎性等特点，要求档案管理工作人员在开展工作时必须具备良好的专业知识素养和思想道德品质，同时可以耐得住寂寞，真真切切投入到档案管理工作中去，从内心培养对档案管理工作的热爱，而不是出于应付主义开展各类浮于表面的操作。工作人员要加强对档案管理工作的重视，及时发现工作中存在的问题和自身专业水平欠缺的地方，通过积极参加培训，请教资历较高的员工等，实现自身档案管理水平的提高。档案管理人员要端正自己的态度，针对档案管理工作开展时出现的各类专业以及非专业问题，及时加强与学校其他部门之间的联系，采用合理手段促进问题的解决。必须具备恒心和毅力，积极开展各项工作，促进档案管理工作的顺利开展。

　　2.3加强学校各部门的档案收集整理工作

　　通过多种手段，加强在学校中的宣传推动，促进学校各部门工作人员、学校师生等加强对档案管理工作的重视，及时主动地将档案管理部门需要统计收集的各项材料提交上去，促进档案管理工作的全面开展，真正覆盖学校发展的各个方面。对于学校召开各类会议、举行各种活动所产生的视频、音频、会议文档等材料，档案管理部门也应及时将其进行收纳整合，促进学校发展资料的完整全面收集。档案管理工作人员必须重视档案收集整理的各项工作，在专人整合收纳的同时，安排其它工作人员负责检查、归类等工作，以保证所收集到的材料都是全面完善的，避免出现遗漏等现象。

　　2.4强调档案管理的设施设备建设

　　随着信息化的不断发展深入，技工院校档案管理工作中也应逐步引入信息化技术设备，以实现档案信息快速录入，档案信息及时备份等要求。通过使用具有较高水平的智能信息设备，以此提高档案工作开展的效率，减轻了工作人员的工作负担，促进了档案录入等工作的合理及时开展，而不是长期琐碎操作，耗费财力、物力。信息化设备的引入，使得技工院校档案管理操作过程中可以及时应用数据库等系统对档案进行查找，档案查找的速度和准确性都得到了明显的提高。学校档案管理者还可以设置不同类型的防火墙以及防盗措施，有效保障了学校档案的安全，促进了学校档案管理质量的提高。

　　2.5档案管理集成标准化操作

　　档案管理工作开展时可以逐步转变观念，将档案管理工作由传统的封闭式的操作转向输入与输出共同存在的操作。通过借助网络信息技术，构建本校的档案资源数据库，采用其他技术，将档案收集输出与学校其它服务联系起来，开展档案管理的集成操作。通过建立学校专属的资源服务平台，可及时地将学生的学籍以及其他信息，教师的各项信息等展示出来，在本人授权登录的情况下，师生可以对自己的发展状况等形成准确的认识，促进了师生服务操作的便利化。同时，在档案服务门户工作开展的过程中，档案管理部门不可避免地会与学校中的其他部门以及师生进行联系，调查，协调，这也无形中增加了档案管理部门与学校其他方面的联系，促进了部门间工作的协调开展。

　　3.小结

　　技工院校的档案管理工作并不是一蹴而就的过程，而是长期并且稳定开展的。通过加强与学校其它部门和师生之间的联系，加强领导的重视程度，即使引进先进的信息技术，打造档案管理特有的信息服务门户等，可促进档案管理工作深入人心，促进档案管理工作随着时间发展完善创新。

　　参考文献：

　　[1]李拓，浅析档案管理的缺陷与完善[J].赤子(上中旬),2017,(01)：169