摘要]高校办公室作为高校行政组织机构，发挥着协调上下级关系、处理教学、科研和外事等日常具体事务的重要作用。在办公室日常事务工作中，信息化管理的推进，有利于提高工作效率，建立紧密协调、规范高效的行政管理工作机制。在高校办公室管理中，强化信息化管理工作理念，重视引进办公室信息化管理的专门技术人员，提高办公室工作人员的信息化工作水平，为高校一流大学软环境的建设奠定坚实的管理与服务工作基础。

　　[关键词]信息化;高校办公室;行政管理;会议组织

　　行政管理为教育和科研服务，是高校工作的基础。高校办公室作为高校的行政组织机构，承担着协调上下级关系的事务决策、执行和反馈等功能。信息化和互联网时代背景下，对办公室处理信息的系统性和时效性要求越来越高。信息化将助力高校办公室行政管理建设，改变传统工作方法和模式，提高工作效率，增强协调，极大地减轻工作量，改变很多办公室人员疲于应付日常琐碎事务的状态，将更多的精力投入到思考优化和改进高校行政管理工作中。

　　一、信息化在高校办公室管理建设中的内容与角色

　　办公信息化建设实际上是一门综合性的科学技术，其主导为科学技术，其基础是系统工程学，除此之外还综合性地利用现代先进的信息技术和通信技术，是现代科学技术和经济社会不断发展的必然产物。强调办公设备的现代化更新，强调办公人员和办公设备的良好融合，其目的均是希望提供办公效率的同时提高办公质量。这里所阐述的办公活动，主要强调的是办公活动当中所需要处理的信息的不定性和人类思维的不定性，这样一些不定性共同的结果就是办公业务当中存在的巨大的不确定性。正是因为这样，采用传统的方法很难对数据进行理想的分析和处理，必须采用新的、基于科学技术和科学理论的方法和手段来进行处理。

　　各个高校办公室机构设置和职责可能不尽相同，但职能定位决定办公室工作人员无论是什么岗位，都存在着信息碎片化、处理事务繁杂琐碎的共同特点。很多办公室人员花了大量的时间处理手头事务，却没有时间，或者没有花费一些时间去思考如何优化自己的工作。每天看起来忙忙碌碌，却又没有成就感。从处理具体岗位业务的角度出发，信息化在高校办公室行政管理建设中的内容主要体现在：①是否有信息化的意识。②是否熟悉学校相关的信息化管理系统。③是否对业务信息资源进行整合，对信息进行有序规范管理。④是否主动使用网络工具、办公应用系统优化工作等。

　　高校信息化是推动高等教育发展的一项内容，而非发展的目的。信息化在行政管理建设中扮演着助力角色，其最终目的是为提高教学质量、科研和管理工作水平服务。借助信息化工具，办公室管理将建立一种更为紧密协调、规范高效的行政管理方式，信息获取方便快捷。信息化工作的推进和信息化管理理念的形成相辅相成，办公室工作人员与办公室服务对象，在信息化管理过程都将有更轻松愉悦的信息体验。

　　二、高校办公室传统和现代信息化管理工作的对比

　　以高校办公室工作中常见的协调组织会议为例，传统和现代信息化管理方式，在工作效率上存在明显的差异。

　　1.传统和现代报名方法上的比较

　　传统的报名方法：申请人下载申请表，填写完后发送邮件给组织者，报名截止后再由会议组织者逐个手动输入申请人信息到Excel表格统计，再邮件或者电话逐个反馈或手动输入邮箱地址统一反馈。存在的缺点：①由于不能自动检测，申请人所填信息可能会存在问题，导致需再次和申请人确认，增加时间成本。②组织者手动输入申请人信息可能存在失误，导致信息不准确。③如申请人众多，手动输入工作量大，耗费时间，工作效率低下。组织者前期需花大量的时间收录报名信息及与申请人沟通。

　　现代的报名方法：组织者前期使用在线表单系统设计制作好申请表单，参会申请人在线填写提交，由系统直接发送给会议组织者，优势具体体现：①组织者可在系统中直接批量导出所有申请人信息，导出内容已根据所需信息进行自动统计分类。②系统可设置逐个或统一自动反馈信息给申请人。③系统可自动存储历次报名等信息，方便存储和查档。④填写内容检测，避免申请人填错信息。⑤适配各种终端(pc端、手机端)。

　　常用工具推荐：麦客，问卷星，google form等在线表单系统。这些工具的使用节约了时间成本，提高了工作效率。

　　2.组织方人员内部任务管理

　　会议组织方内部任务包括茶歇、设备、宣传品、会议手册、会议网页和酒店预订等具体工作。传统的会议组织人员间关于这些内部任务管理的沟通，通常采用面对面、电话、邮件讨论组织分工，任务完成情况等事宜。缺点：①如组织人员较多，比较难以协调。②会议进展和完成过程汇报比较零散，容易遗漏工作事项。③负责人难以在同一时间看到每位具体事项负责人任务完成情况，组织人员间信息反馈不够及时通畅。

　　现代信息化沟通：借助应用管理软件，会议组织人员之间可随时查看彼此任务完成进展，实时反馈问题，交流记录可查询。同时可共享文件，无需再邮件通知。现代信息化管理降低了工作量，加快了信息流通，实现了比较高效的办公室协同工作。常用工具推荐：印象笔记、Teambition等。

　　三、信息化助力高校办公室管理建设的几点建议

　　1.重视高校办公室信息化管理专门技术人员的引进

　　高校各办公室信息化管理工作缺乏专门的信息化管理技术人员。各办公室有教学、外事、科研和财务等岗位设置，却很少设置专门技术人员的岗位，对专门技术人员引进工作不够重视。专门技术人员引进的优势：①可以有效解决各学院(系)、直属单位等自身存在的各种信息技术管理问题，为各项工作提供技术性和安全性保障，减少和避免出现学校系统软件更新不够及时、无法打开系统网页页面，影响各类网上申请提交，造成各类投诉、浪费宝贵时间等各类细节问题。②技术人员之间的交流，有利于全校层面的信息开发和资源共享。二级单位办公室还可根据师生需求，开发自己的信息管理系统，提供校内甚至校外网络人员的信息查询等。③技术人员与师生交流过程中，获取需求信息，系统的开发和优化将更加注重实用，重视应用的效果和用户的使用率等。

　　2.提高高校办公室工作人员的信息化水平

　　对基于Windows操作系统的办公软件Word、Excel、PPT熟练使用是高校办公室工作人员聘用时的基本要求，但办公室人员对于提高工作效率、整体协作分工的应用办公软件的认识和使用水平差异较大。即使有一些了解，可能也没有养成使用习惯，加上信息化培训有限，办公室人员的整体信息化管理水平不高。专门技术人员对办公应用软件的删选优化，对办公室人员在使用办公软件、规范数据资源、存储数据信息等具体工作上的培训和督促协调使用，将增强办公室人员信息搜集筛选、加工、传送和反馈的能力，从而使他们掌握先进的信息工作方法和互联网软件的应用，整体提升办公室人员信息化水平，提高行政管理工作效率。

　　3.加强信息化人才队伍的培养

　　快速发展信息化建设，需要把各个部门分布的信息化人才集合起来形成合力，不断壮大信息化人才队伍，解决信息化人才短缺的形势。要积极争取上级业务相关部门的技术支持，补充人才的技术能力不足。要有计划地进行人才培训，提高他们的信息获取能力、信息处理能力和服务能力，从而创造性地开展工作，使得工作能够高效、有序、规范进行。

　　随着信息化的不断发展，借助现代信息化技术，将与办公室工作相关的工作流程、管理和服务整合到一个数字网络空间下，成为一个集办公流程、服务以及管理虚拟化的办公室，将成为未来办公室信息化管理发展趋势。信息化在高校办公室管理工作的重视和推进，将有效提高各项工作的效率和质量，促进高校管理服务机制的完善，增强高校竞争的软实力。

　　参考文献：

　　[1]张平伟，汪定伟，徐伟，李光胜.大学信息化与资源计划管理[M].北京：科学技术出版社，2011(02).

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　　[5]姚树静.高校档案管理工作的问题及对策[J].山东广播电视大学学报，2016(02).

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　　[7]高雯，代达琪，张广凤.油田档案管理工作观念和方法的创新[J].档案管理，2016(02).

　　[8]李松洁.高校电子党务档案管理浅析[J].档案管理，2016(02).

　　[摘要]教育不止是传道授业，更是一场“走心”的艺术，它关系到正处于身心成长关键时期的孩子们能否健康成长。教师要注重引领，锲而不舍;换位思考，亲近学生;因材施教，爱在细微处;诚心诚意，建立信任。只有真诚相待，用心去教育，用爱灌溉未成的小苗，才能使孩子们获益最大化，才能使他们在爱的沐浴下成才、成人。学生的尊敬与爱戴也是教师前行的动力，使教师无论在教学方面还是在人格方面都能获得较大提升。

　　[关键词]教育艺术;心灵交流;共同进步

　　教育的艺术来源于对教育的热爱，对教育的热爱来源于学生的对教育者的爱。教育者只有对学生多一些关爱和感化才能获得学生的支持和热爱。想要真正融入到学生当中，教师就要努力做到“引”“亲”“细”“信”。

　　一、注重引领，锲而不舍

　　班级管理中的一个重要环节就是后进生管理。所谓的后进生指的是班级中一些学习态度不认真、学习成绩和行为表现不尽人意的学生。这些学生对学习没兴趣，没信心，更没恒心，从而导致学习和行为表现方面出现很多问题。

　　后进生的转化工作一直都是班级工作中的一块难啃的骨头。高中生是一个有极强的主见和思想的群体，他们的心智正趋于成熟，教师如果对他们一味地采用强硬的管理手段是难以取得理想的教育效果的。尤其是后进生，他们更需要一种真正意义上的心灵沟通。通过沟通班主任才能更加理解他们，从而站在他们的角度去思考问题，引导他们慢慢地走上正轨。例如，在课堂上教师如果发现后进生的不良行为要保持冷静的心态，不一定要立即解决问题，可以课后选择一个安静的环境与其进行沟通，先以聊天的方式选取轻松的话题开场，再适时地进入正题。这样学生就能放下对教师的戒备之心，更愿意把内心的真实想法甚至苦恼倾诉出来，教师也会对学生的心理有深入的了解，在此基础上想其所想，给其所需，真正做到对症下药。这样平等的沟通、并肩作战的感受更易于被这个年龄段的孩子所接受，渐渐的他们就会把教师当作朋友，而不是居高临下的监督者和管理者，他们会更加信任教师，愿意在教师的引导下慢慢转变自己的态度和行为。当然，必须要面对的是，后进生往往缺乏毅力和恒心，经常出现反复，这就需要教师有“精诚所至，金石为开”的决心和意志。对后进生的教育，既需要教师用发自内心的爱去引导其回到正轨，也需要教师内心强大和坚韧，相信“锲而不舍，金石可镂”。

　　二、换位思考，亲近学生

　　教育的精髓在于使受教者感到良药并不“苦口”，忠言也不“逆耳”。在教育教学中教师要积极营造一种精神和物质相互协调的良好成长环境，使学生充分体会到整体教育环境所带来的爱、信任、关怀和支持，从而为全面发展打下良好的基础。著名教育学家陶行知先生也曾说过，要待学生如亲子弟。亲切可以说是教育的一大法宝。事实上，师生关系是最单纯的一种人与人之间的关系，没有利益纷争，更没有明争暗斗，有的只是教师全心全意地为了一切学生、为了学生的一切而默默地付出，这种付出甚至是不计回报、无怨无悔的。在教师的悉心关爱下学生的身心才能得以健康成长。在彼此朝夕相处的高中三年里，学生与教师相处的时间甚至超过与父母相处的时间，这种浓浓的师生情甚至可以说是另一种亲情。因此，教师对学生的教育不仅是一种职业，更是一种充满亲情的关爱。在这种心理作用下，教师的工作不再是谋生的一种手段，而是一种亲情的互动;也不仅仅是一种时间和精力的付出，而是一种情感的投入和共振。

　　优秀的教师能够和蔼可亲、严爱兼顾地对待学生，在学生的学习和生活中做一个局内人，而不是一个纯粹的监督者和管理者。要尽量避免刻板教条地给学生讲述大道理，真正可以打动学生的恰恰是那些看似不起眼的、隐藏在细节中的小事。要多从学生的角度看问题，用亲和的态度对待学生，把对他们的关爱渗透到学习和生活的点滴之中。在教育过程中，教师要努力成为细心和勤奋的人，更要成为学生的知心人，细致入微地观察学生，及时发现学生的闪光点和点滴进步，并恰如其分地给与鼓励和表扬。注意到学生的行为和情绪变化后，要耐心细致地沟通，正确地教育和引导。学生取得成绩时，要真心地为他们高兴和自豪;学生遭遇挫折和困苦时，要及时帮助他们树立信心，鼓励他们继续前行。在相处的过程中，只有让学生感觉到教师是一个可以亲近的人，他们才会毫无戒备地与教师进行情感沟通，才会把教师当作可以倾诉、可以求助、可以依靠的亲人。亲其师，才能信其道，才能实现“师者，传道受业解惑”这一最终目的。

　　三、因材施教，爱在细心

　　教师这一职业的特殊性在于它的工作对象既不是工厂中同一个模子制造出来的千篇一律的产品，又不是田野里农民脚底下辛苦耕耘的可以听之任之的秧苗，而是鲜活的、有生命、有思想的人。尤其是高中生，他们是一群有着较强的思想价值观和个人主观意识的青春少年，每个人都拥有独特的个性，就如同没有任何两片树叶是完全相同的一样。他们来自不同的家庭，受到不同的教育环境和成长环境的影响，这就注定他们的性格也是迥异的。我们要相信每个学生都是一株含苞待放的花蕾，因为所属的科不同，花期自然也不尽相同，但他们一定会如期开放，静待别人欣赏。我们的教育要因材施教，教师在工作中既要有工人般娴熟的工作技巧，又要有农民般的耐心，更要有园丁般的细心。细心的教师必定有一双善于观察和发现的眼睛，能够从学习和生活的细微处观察每个学生的性格特点，了解他们的喜好和优缺点，从而量身定制出一套行之有效的教育策略。师生之间既是朋友、又是知己，在民主和谐的氛围中师生融为一体，互助互爱，共同发展，人人都能以宽容的心态去对待他人的每一次过失，用期待的心态去等待他人的每一点进步，用欣赏的目光去关注他人的每一个闪光点，用喜悦的心情去赞许他人的每一次成功，并且每天用努力去迎接一个更好的自己。

　　做个细心的教师，细微之处洞察学生，细微之处反思自我，细微之处影响学生，细微之处提升自我，细微之处教书育人。细心的教师必定对自己的言行谨慎行之。因为他们知道，他们的举手投足，哪怕一个不经意的眼神所传递出的信息都可能对受教者产生潜移默化的影响。教师影响的不仅仅是学生的知识积累和技能习得，更影响着学生对事物的看法、态度和认知，甚至人生观和价值观，这才是教育的根本所在。

　　四、诚心诚意，建立信任

　　所谓教育信任，是指教育主体对教育世界及其人事的可信性的肯定性反映。它的价值是所有师生须臾不可忽视的。就教师而言，自我信任是智慧，也是力量;信任学生更是弥足珍贵的，它具有让教师放心和让学生自主的双向功效。教师是学生成长道路上重要的引路人，能获得学生的信任是教师的极大荣誉和最高追求。教育信任产生的渠道是多元的，可以用“好学”打破师道尊严的界限，可以用“微笑”架起心灵沟通的桥梁。教师的本职工作就是教书育人，如果师生间建立了充分的教育信任，那么教师的另一项重要任务——知识的传授就比较容易进行了。

　　人与人之间的信任不是生而就有的，尤其是不熟悉的甚至是陌生人之间的相互信任更是难能可贵。教师要首先做到对学生有足够的信任，愿意去相信学生，不要轻易否定或武断解决问题。要学会聆听，给学生解释和倾诉的机会，善意地帮助他们保守一些秘密，让他们从细微之处感受到教师对他们的信任和坦诚，认识到在这个世界上除了亲人和朋友老师也是值得信任的人。

　　古代的张载曾说：“蒙以养正，使蒙者不失其正，教人者之功也。”可见教师对学生的教育影响之深。班主任对待每一个孩子都要表现出应有的热情，给予他们前行的动力，让每一个孩子都能如我们期许的一样成人、成才。

　　参考文献：

　　[1]龙晓娟.细心呵护幼苗，醉心教育之道[J].学生之友(下)，2010(6).

　　[2]张益群.智者之道——教育信任的建构[J].中国教师，2010(S1).